Dapat disadari pada sebuah surat terkadang dapat ditemukan kekeliruan yang menyebabkan kesalahpahaman pada pembaca. Kekeliruan yang terjadi dapat disebabkan karena penulisan surat yang tidak sesuai dengan pedoman yang ada dan berlaku pada setiap lembaga. Maka pentingnya memperhatikan penulisan notasisurat dan penggunaan diksi pada surat. Penelitian ini akan berfokus pada penulisan notasi surat dan penggunaan diksi pada surat resmi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Paser dalam periode Januari-Februari 2023. Penulisan notasi surat yang dimaksud ialah aturan penulisan bagian-bagian pada surat serta penggunaan diksi ialah perihal pemilihan kata yang digunakan. Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu deskriptif kualitatif dengan teknik analsisi isi (content analysis). Data yang sudah dikumpulkan adalah surat keluar dari kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Paser Periode Januari-Februari 2023. Hasil data yang telah dianalisis menunjukkan terdapat beberapa penulisan notasi surat dan penggunaan diksi yang berbeda dengan pedoman yang ada. Dari sepuluh surat yang dianalisis terdapat beberapa perbedaan penulisan notasi surat yang dominan berbeda yaitu pada kelengkapan bagian-bagian surat dan penggunaan tanda baca, lalu pada penggunaan diksi yang dominan adalah penggunaan kata-kata yang tidak baku serta kata-kata yang makna nya kurang jelas. Penelitian ini penting dilakukan sebagai masukan dan perbaikan bagi instansi pemerintah dalam penyusunan naskah-naskah dinas, termasuk bagi kesekretarisan.